Receptionist

Jobbeskrivning JLL@MMC Sweden

Befattning: Receptionist/Gästambassadör

Rapporterar till: Facility Manager

Som receptionist/gästambassadör representerar du arbetsplatsen som den första kontakten för besökare, medarbetare och externa samarbetspartners. I denna varierade roll ansvarar du för att professionellt koordinera receptionen och aktivt stödja både event och administrativa processer.

Du säkerställer ett professionellt mottagande av gäster och ett omfattande omhändertagande av besökare samt sköter telefonväxeln, inklusive att vid behov täcka för andra MMC-lokationer. Dina arbetsuppgifter omfattar även bokning och administration av konferensrum via Zoom Workspace samt hantering av inkommande mejl till receptionen.

Du hanterar inkommande eventförfrågningar och ger kompetent rådgivning till kollegor kring evenemangsplanering. Du tillhandahåller nödvändiga formulär och samordnar externa serviceleverantörer, inklusive städpersonal. Som kontaktpunkt gentemot den lokala IT-avdelningen tar du fram och distribuerar informationsunderlag inför kommande event och bidrar till den löpande utvecklingen av eventkonceptet.

Posthantering och administrativa arbetsuppgifter:

Du ansvarar för den fullständiga administrationen och hanteringen av inkommande post för samtliga kontor. Detta omfattar sortering, vidarebefordran och digital registrering av dokument samt samordnad utdelning till berörda avdelningar och medarbetare. Du sköter den interna posthanteringen, hanterar rekommenderad post och paket samt säkerställer korrekt arkivering av viktiga dokument. Dessutom samordnar du utgående post, inklusive frankering och fraktadministration, och fungerar som central kontaktpunkt för bud- och pakettjänster.

Vi söker dig som har en avslutad yrkesutbildning och gärna erfarenhet från reception eller serviceyrken. Du har mycket god kommunikationsförmåga på svenska och minst goda kunskaper i engelska, samt arbetar konsekvent serviceinriktat. Vi kräver goda kunskaper i vanliga kontorsprogram och bokningssystem, liksom stark organisationsförmåga och god multitaskingförmåga. Din positiva och serviceinriktade inställning kompletterar din profil.

Position: Receptionist

Reports to: Facility Manager

Location: JLL@MMC Sweden

Position Overview

As Receptionist/Guest Ambassador, you represent the workplace as the first point of contact for visitors, employees, and external partners. In this varied role, you are responsible for professionally coordinating reception services and actively supporting both events and administrative processes.

Key Responsibilities

You ensure professional greeting and comprehensive care of guests and visitors, manage the telephone switchboard (including covering for other MMC locations when needed), handle bookings and administration of conference rooms via Zoom Workspace, and manage incoming emails to the reception.

You handle incoming event requests and provide competent advice to colleagues regarding event planning. You supply necessary forms and coordinate external service providers, including cleaning staff. As the contact point with the local IT department, you prepare and distribute informational materials for upcoming events and contribute to the ongoing development of event concepts.

You are responsible for complete administration and handling of incoming mail for all offices. This includes sorting, forwarding, and digital registration of documents as well as coordinated distribution to relevant departments and employees. You manage internal mail handling, process registered mail and packages, and ensure proper archiving of important documents. Additionally, you coordinate outgoing mail, including franking and shipping administration, and serve as the central contact point for courier and package services.

Completed professional educationExcellent communication skills in Swedish and at least good proficiency in EnglishStrong service orientationProficiency in common office software and booking systemsStrong organizational skills and ability to multitaskPositive and service-minded attitude

Experience from reception or service roles