Driftkoordinator

Om rollen Vi startade i november 2025. Sedan dess har vi byggt upp en premiumstädfirma i Stockholm från noll, och nu behöver vi någon som tar över ratten på den operativa sidan.Scandinavian Cleaning fungerar inte som en vanlig städfirma. Vi äger hela kundresan, alltså marknadsföring, försäljning, bokning, support och kvalitetsuppföljning, medan själva städningen utförs av våra kontrakterade partnerbolag. Det gör oss lika mycket till ett koordineringsbolag som ett städbolag.Som driftkoordinator blir du navet mellan de två sidorna: kunden, städaren och systemet. Du ser till att rätt städare är på rätt adress vid rätt tid, och du är den som löser det när något inte går enligt plan.Varför rollen finns. Vår operativa medgrundare bär i dag hela den dagliga driften parallellt med försäljning och leverantörsrelationer. Det fungerar inte längre i den takt vi växer. Du tar successivt över driften så att han kan fokusera på affären, och det är det som avgör om vi kan fortsätta växa utan att kvaliteten sjunker.Du blir alltså inte inhyrd för att fylla en lucka i ett färdigt maskineri. Du är med och bygger den delen av bolaget, och du har möjlighet att bli en tidig grundmedlem i ett bolag som just nu växer mycket snabbt.Så ser framgång ut. Efter tre månader äger du den dagliga koordineringen och inga uppdrag ligger otilldelade. Efter sex månader hörs kunderna av regelbundet efter utförd städning, leverantörskommunikationen sker i våra system i stället för i lösa kanaler, och du har byggt rutiner som andra kan följa. Efter ett år är driften ditt område, med eget mandat och egna mätetal.Var ärlig mot dig själv innan du söker. Vi är ett litet bolag som växer snabbare än sina rutiner. En del processer finns inte än, och du kommer få bygga dem själv. Vissa dagar är rena rutinen och vissa dagar går ingenting enligt plan. Du får ingen avdelning omkring dig, du får grundarna i samma rum. Passar det dig kommer du få mer ansvar här på ett år än på fem någon annanstans. AnsvarLägga upp och administrera uppdrag i våra affärssystem, och kontrollera att kunduppgifter, tider och tillägg är korrektaMatcha inkommande uppdrag mot rätt partnerbolag utifrån geografiskt område, kompetens och tillgänglig kapacitetSköta daglig kommunikation med partnerbolag och städare kring schema, uppdateringar och praktiska frågorLösa akuta störningar i leveransen, exempelvis sjukdom, sena ankomster och dubbelbokningar, utan att kundupplevelsen påverkasTa emot och besvara inkommande kundärenden via telefon, sms och mejlGenomföra kvalitetsuppföljande samtal med kunder efter utförd städning, dokumentera återkopplingen och driva förbättringarSöka upp och ta första kontakt med potentiella nya samarbetspartners, samt förbereda underlag inför mötenKontrollera att fakturerade timmar från partnerbolag stämmer mot faktiskt utfört arbete, och följa upp avvikelserBygga och dokumentera rutiner så att arbetet blir möjligt att följa och överlämnaAnsvara för kundupplevelsen i de delar av leveransen som inte är själva städningen KvalifikationerKravGoda kunskaper i svenska i tal och skrift, eftersom rollen innebär daglig kontakt med både kunder och leverantörerMöjlighet att arbeta på plats dagtid på vårt kontor på Strandvägen 67 i StockholmMeriterandeErfarenhet av koordinering, administration eller kundservice i en roll med eget ansvarErfarenhet av kundkontakt via telefonErfarenhet av CRM eller andra affärssystemErfarenhet av att samordna mellan flera parter, exempelvis inom logistik, bokning, service eller eventErfarenhet av kontakt med underleverantörer eller partnerbolagBakgrund i serviceverksamhet med höga kvalitetskravIntresse för att använda AI i det praktiska arbetetErfarenhet av att bygga eller dokumentera rutiner och processerPersonliga egenskaper vi värdesätterOrdningsam och kvalitetsdriven, med förmåga att hålla många parallella ärenden i luftenTrygg i kommunikation även när en kund är missnöjd, och har skinn på näsan i leverantörskontaktenProblemlösande och självgående när rutinen är inlärdEnkel att arbeta med och prestigelösVill vara med och bygga ett bolag tidigt, inte förvalta något färdigt Vad vi erbjuderEtt eget ansvarsområde med eget mandat och egna mätetalTät upplärning av vår operativa medgrundareInsyn i hela verksamheten och närhet till beslutenEn roll som växer i takt med bolaget