Executive Assistant

Assistent till Aron Anderson – halvtid på kontor vid OdenplanGillar du att skapa ordning, tänka framåt och se till att saker blir gjorda?Jag heter Aron Anderson och är äventyrare, föreläsare och entreprenör. Genom mitt företag hjälper jag människor och organisationer att växa, möta utmaningar och omsätta ambitioner i handling.Nu söker jag en assistent som vill ta ansvar för planeringen, samordningen och administrationen som får verksamheten att fungera. Med din hjälp kan jag lägga mer tid på att föreläsa, skapa och utveckla företaget – samtidigt som våra kunder och samarbetspartner får ett riktigt bra bemötande.Tjänsten är på halvtid, cirka 20 timmar i veckan, och arbetet sker på plats på vårt kontor vid Odenplan i Stockholm.Din rollDu arbetar nära mig och hjälper till att hålla ihop vardagen i företaget. Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:Kontakt med kunder och sponsorer: Samordna praktiska detaljer, besvara frågor, följa upp och säkerställa att vi håller det vi lovar.Mejl: Hålla ordning i min inkorg, hantera löpande korrespondens och lyfta fram det som behöver min uppmärksamhet.Kalender: Boka möten, planera framåt och skapa utrymme för fokuserat arbete.Resor och logistik: Undersöka alternativ och boka resor, boende och transporter, med tydliga resplaner och alla detaljer på plats.Planering och uppföljning: Omsätta våra prioriteringar i konkreta steg, hålla koll på deadlines och följa upp tills uppgifterna är slutförda.Löpande administration: Skapa fungerande rutiner och hålla information organiserad och lätt att hitta.Vem är du?Du trivs när du får saker att fungera smidigt. Vi tror att du känner igen dig i följande:Du skapar struktur naturligt. Du gillar att bygga planer, checklistor och rutiner som gör arbetet enklare och mer tillförlitligt.Du följer hela vägen i mål. Du håller koll på lösa trådar, följer upp utan påminnelser och ser till att alla vet vad nästa steg är.Du är noggrann med detaljer. Du ställer relevanta frågor, kontrollerar uppgifter och upptäcker vad som saknas innan det blir ett problem.Du har gott omdöme. Du tar reda på det du behöver för att föreslå en lösning och vet när du behöver stämma av med mig.Du hanterar förändringar genomtänkt. När planer ändras kan du anpassa upplägget, behålla överblicken och ta vara på det som redan fungerar.Du tar ansvar. Inom överenskomna ramar arbetar du självständigt och flaggar tidigt om något behöver lösas – gärna med ett eget förslag.Du kommunicerar varmt och professionellt, hanterar känslig information med diskretion och är bekväm med digitala verktyg för mejl, kalender och planering.Erfarenhet som assistent, koordinator, kontorsansvarig eller från en liknande roll är värdefull. Jag är särskilt nyfiken på konkreta exempel på hur du har skapat struktur och gjort någon annans arbetsvardag enklare.Det här erbjuder rollenEtt varierat arbete nära mig, där din insats gör tydlig skillnad för verksamheten. Du får utrymme att utveckla arbetssätt och rutiner som fungerar i praktiken. Tillsammans sätter vi tydliga prioriteringar och kommer överens om arbetstider som ryms inom cirka 20 timmar i veckan.Vi söker dig som vill stanna och utvecklas tillsammans med oss på lång sikt. Vi vill bygga ett nära och förtroendefullt samarbete där du med tiden blir en självklar del av verksamheten. Därför är det viktigt att du söker en långsiktig roll och inte ett tillfälligt jobb under en kortare period.Vill du söka?Skicka ditt CV eller en kort beskrivning av din erfarenhet till arona@aronanderson.se , tillsammans med korta svar på följande frågor:Berätta om en rutin eller ett arbetssätt du infört som gjort någons arbete enklare.Hur håller du koll på uppgifter och åtaganden så att inget faller mellan stolarna?Vilken fördelning av arbetstiden skulle passa dig för en tjänst på 20 timmar i veckan?Har du redan gjort Kolbe A™ Index får du gärna bifoga ditt testresultat. Det är en bonus, men inget krav för att söka tjänsten.Omfattning: Halvtid, cirka 20 timmar per veckaPlacering: På plats på vårt kontor vid Odenplan, StockholmTillträde: Oktober