Koordinator bokning, sjukvikariat 100%

Anställningsform: SjukvikariatOmfattning: 100% Tillträde: Så snart som möjligt Placering: Tjolöholms slott, Fjärås Rapporterar till: Verksamhetschef, Magdalena Kasper Om Stiftelsen TjolöholmTjolöholm är en av Sveriges mest särpräglade kulturmiljöer och en av landets främsta Arts & Crafts-anläggningar. Här möts slottet i brittisk Tudorstil, dennationalromantiska allmogebyn, kyrkan, trädgårdarna, havet och naturreservateti en unik helhet. Stiftelsen Tjolöholm har uppdraget att bevara, förvalta ochutveckla egendomen samt skapa värdefull verksamhet inom kultur, turism och friluftsliv.Genom visningar, evenemang, bokade arrangemang och samarbeten gör vi platsentillgänglig och levande för dagens och framtidens besökare. Befattningens syfteSom koordinator blir du en viktig del av det härliga Tjolöholms-teamet som utvecklar besöksmålet. Koordinatorn ska säkerställa en professionell,serviceinriktad och välorganiserad hantering av bokningar och administrativa flöden.Rollen är en viktig kontaktpunkt för kunder, besökare, kollegor och externapartners och bidrar till att bokade arrangemang kan planeras ochgenomföras med hög kvalitet. Huvudsakliga ansvarsområden• Ansvara för löpande bokningsadministration i bokningssystemet Picasso.• Ta emot, registrera, uppdatera och följa uppbokningsförfrågningar och bokningar.• Säkerställa att bokningsunderlag, kunduppgifter, villkor ochöverenskommelser är korrekta och aktuella.• Hantera löpande administrativa uppgifter, dokumentationoch intern informationsöverföring.• Ge professionell service via telefon och e-post samt samordnakontakter med berörda funktioner i verksamheten.• Samverka med externa partners, leverantörer och andraintressenter i frågor som rör bokningar och arrangemang.• Bidra till ordning, struktur och effektiva arbetssätt inom boknings- och administrationsområdet.• Vid behov medverka i schemaläggning och bemanningsplanering.• Diarieföring Grundläggande krav• Minst ett års dokumenterad erfarenhet av arbetei bokningssystemet Picasso. Erfarenheten ska vara från senaste 5 åren.• God administrativ förmåga och vana att arbeta struktureratmed flera parallella ärenden.• God förmåga att uttrycka dig i både svenska och engelska i tal och skrift.• Mycket god digital vana och förmåga att snabbt sätta dig in iverksamhetens rutiner och övriga system såsom hemsida.AI är en naturlig del av ditt vardagsarbete.• Förmåga att arbeta självständigt, prioritera och följa upp arbetsuppgifter. Meriterande• Erfarenhet av bokningssystem, bemanning och schemaläggning. Gärna Planday!• Erfarenhet från besöksnäring, kulturverksamhet, konferens, bröllop eller evenemang.• Erfarenhet av kundservice och försäljning kopplad till bokningar.• Erfarenhet av att administrera hemsida samt erbjudanden. Personliga egenskaperVi söker dig som är positiv, serviceinriktad, lösningsorienterad och noggrann. Duskapar förtroende i kontakten med andra, behåller överblicken även när tempotär högt och bidrar till ett gott samarbete. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Enklare arbetsbeskrivningBokning - Registrera och uppdatera bokningar i Picasso, hantera förfrågningar, bekräftelser,ändringar och avbokningar samt säkerställa kompletta bokningsunderlag.Kundkontakt - Besvara telefon och e-post, lämna tydlig information och följa upp kunder på ett professionellt och serviceinriktat sätt.Administration - Hantera dokumentation, listor, underlag och löpande intern samordning kopplad till bokningar och arrangemang. Uppdatera hemsidan och bygga paket för besökare.Intern samordning - Föra vidare relevant bokningsinformation till berörda kollegor ochmedverka till smidiga överlämningar mellan funktioner.Schema och bemanning - Vid behov bistå med schemaläggning och bemanningsplanering. Villkor och övrigt• Tjänsten är ett sjukvikariat på heltid• Tillträde så snart som möjligt eller enligt överenskommelse.Sista ansökan 31 oktober 2026.Tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden löpt ut.• Arbetstider kan behöva anpassas efter verksamhetens bokningar och arrangemang.Helgtjänstgöring kan komma att tillämpas vid behov.• Anställningsvillkor och vikariatets exakta slutvillkor regleras i anställningsavtalet. Kontaktperson: Magdalena Kasper, Avdelningschef, [email protected]ökan: Skicka CV med referenser och ett personligt brev till [email protected] Märk ansökan i ämnesraden med: Vikariat koordinator Varmt välkommen med din ansökan!