Site Administrator

Site Administrator, Helsinki, Finland

Apply Now

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities Of The Role

Review and report on the Filekey structure ensuring the general instructions are followed by all.Developing and maintaining filing systemsCollate all personnel documentation and file on the FilekeySafe pass/CSCS cardsCollect & collate information for Management reportsMaintain the stationary levels in the office and ensuring a stock is maintained.Maintain up to date Org ChartDocument Control when requiredMaintain and track site personnel movements for weekly reportRequest and print out all project permits each week from the Eida systemScan all sign in sheets to the project fileTrack holidays for all staffRequest Dirty Works permitsCreating SAP OrdersOrdering Plant through Fleet Tool and Plant and tracking itDeveloping Progress reportsO&Ms and handover documentationReporting to CM.GRN all received site materialsOrganise access/visitor badges for site using E: Sipp machineGet test packs signed off and uploaded on to the Eida systemProvide administration assistanceSupport Site Project Manager, Project Director and Business Unit Director as and when required.Dealing with general site team queriesMonitoring and Inputting hours on timesheetsArrange meetings on site and taking minutesDatabase MaintenanceFiling Site paperworkMonitoring and check sign in sheets and delivery docketsGeneral Administration Office Duties - Filing, typing, photocopying, organising couriers, faxing etc.Time administrationDocumenting the project detailsNotifying the involved for taking appropriate action on the pending documentsExport files in the required formatOrganising all employee inductions (on and off site facilities)Liaising with all inductees regarding induction procedures and outstanding documentationLiaising with all departments and subcontractors regarding induction procedure and outstanding documentationArrange meetings on site, booking in visitors.All other duties associated with this role

Essential Criteria For The Role

Strong Administration with minimum 2 years’ experiencePC literate with competency in Microsoft Word, Excel, OutlookAbility to liaise and manage all site paperworkExcellent telephone mannerAttention to detailAbility to multitask and work under pressureStrong interpersonal and organisational skillsPride in the quality and presentation of workExcellent communication skills

Desirable Criteria

Experience in the construction or engineering industry advantage but not essentialSAP experience advantage but not essential as full training will be given

Mercury is an equal opportunities employer.

Sivuston ylläpitäjä, Helsinki

Mercury on Euroopan johtava rakennusratkaisujen toimittaja.

Rakennamme ja hallinnoimme monimutkaisia suunnittelu- ja rakennusprojekteja maailman johtaville yrityksille. Ratkaisumme auttavat tarjoamaan teknologioita ja elämää mullistavia edistysaskeleita, jotka yhdistävät ihmisiä, yhteisöjä ja yrityksiä ja antavat heille mahdollisuuden saavuttaa uskomattomia asioita. Ihmisillämme on rohkeutta olla innovatiivisia. Heidän päättäväisyytensä ja tarkka keskittymisensä antavat meille mahdollisuuden toimittaa varmuudella, kerta toisensa jälkeen.

Toteutamme asiakkaidemme visioita huippuluokan rakennusratkaisuilla useilla eri aloilla, mukaan lukien yritystietokonekeskukset, edistynyt teknologia ja biotieteet, hyperskaalatut datakeskukset ja palontorjunta.

Mercurylla velvollisuutemme on kannustaa ja tukea ihmisiä toteuttamaan visionsa itsestään. Asetamme heidät toimintamme keskiöön ja tarjoamme heille haastavia kehitysmahdollisuuksia loistavassa tiimissä tukevassa ympäristössä, joka antaa heille mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa.

Roolin Keskeiset Vastuut

Tarkista ja raportoi Filekey-rakenteesta varmistaen, että kaikki noudattavat yleisiä ohjeita.Arkistointijärjestelmien kehittäminen ja ylläpitoKokoa kaikki henkilöstöasiakirjat ja arkistoi ne Filekey-järjestelmäänTurvapassi-/CSCS-kortitKerää ja kokoa tietoja johdon raportteihinPidä toimistotarvikkeet tasaisesti ja varmista, että niitä on varastossa.Pidä ajan tasalla organisaatiokaavioAsiakirjojen hallinta tarvittaessaYlläpidä ja seuraa työmaan henkilöstön liikkeitä viikoittaista raporttia vartenPyydä ja tulosta kaikki projektiluvat viikoittain Eida-järjestelmästäSkannaa kaikki kirjautumislomakkeet projektitiedostoonSeuraa kaikkien työntekijöiden lomiaPyydä likaisten töiden lupiaSAP-tilausten luominenLaitteiden tilaaminen Fleet Toolin ja Plantin kautta ja niiden seurantaEdistymisraporttien laatiminenKäyttö- ja huolto-ohjeet sekä luovutusdokumentaatioRaportointi CM:lle.GRN sai kaikki sivuston materiaalitJärjestä työmaan kulku-/vierailijakortit E:Sipp-laitteen avullaHanki testipakkaukset allekirjoitettavaksi ja ladattavaksi Eida-järjestelmäänTarjoa hallinnollista apuaTue työmaan projektipäällikköä, projektijohtajaa ja liiketoimintayksikön johtajaa tarvittaessa.Yleisten sivustotiimin kyselyiden käsittelyTuntien seuranta ja syöttäminen työaikaraportteihinJärjestä tapaamisia paikan päällä ja pidä pöytäkirjojaTietokannan ylläpitoSivuston paperityötSisäänkirjautumislomakkeiden ja toimituslomakkeiden seuranta- ja tarkistusYleishallinnon toimistotehtävät - arkistointi, kirjoittaminen, kopiointi, kuriirien järjestäminen, faksaus jne.Ajan hallintaProjektin yksityiskohtien dokumentointiAsianosaisten ilmoittaminen asianmukaisten toimien toteuttamiseksi keskeneräisten asiakirjojen osaltaVie tiedostot vaaditussa muodossaKaikkien työntekijöiden perehdytysten järjestäminen (työmaalla ja sen ulkopuolella)Yhteydenpito kaikkien perehdytettyjen kanssa perehdytysmenettelyjen ja jäljellä olevan dokumentaation osaltaYhteydenpito kaikkien osastojen ja alihankkijoiden kanssa perehdytysmenettelyyn ja jäljellä olevaan dokumentaatioon liittyenJärjestä tapaamisia paikan päällä, varaa vierailijoita.Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät

Rooliin Liittyvät Keskeiset Kriteerit

Vahvaa hallintoa ja vähintään 2 vuoden kokemustaTietokonetaitoja ja sujuvaa Microsoft Wordin, Excelin ja Outlookin käyttöäKykyä olla yhteydessä ja hallita kaikkia työmaan asiakirjojaErinomaiset puhelinkäyttäytymisetHuomio yksityiskohtiinKykyä tehdä useita asioita samanaikaisesti ja työskennellä paineen allaVahvat ihmissuhde- ja organisointitaidotYlpeys työn laadusta ja esillepanostaErinomaiset kommunikointitaidot

Toivotut Kriteerit

Kokemus rakennus- tai konepaja-alalta katsotaan eduksi, mutta ei välttämättömyysSAP-kokemus on eduksi, mutta ei välttämätöntä, koska saat kattavan koulutuksen.

Mercury on tasa-arvoinen työnantaja.

Apply Now