Executive Assistant Office Manager

Är du en person som trivs med att få saker att fungera och gillar struktur? Nu söker vi en Office Manager / Executive Assistant till GP Bullhound AB, en internationell verksamhet med kontor i centrala Stockholm. Om tjänstenDet här är ett konsultuppdrag på heltid som varar i 6-7 månader. Du blir anställd av Bravura och arbetar som konsult hos GP Bullhound AB. Möjlighet till förlängning finns. Om företagetGP Bullhound AB är en internationell och oberoende investmentbank med fokus på teknik- och tillväxtbolag. Sedan starten 1999 har bolaget rådgivit entreprenörer, investerare och företag inom områden som företagsförvärv, försäljningar och kapitalanskaffningar. Idag finns verksamheten representerad på flera marknader i Europa och USA, med ett starkt nätverk inom den globala techsektorn. ArbetsuppgifterTjänsten innebär en kombinerad roll som Office Manager och Executive Assistant. Du ansvarar för den dagliga driften av kontoret samtidigt som du stöttar två partners med administrativa och koordinerande uppgifter. Rollen innebär stort eget ansvar och nära samarbete med medarbetare och partners där du bidrar till att verksamheten fungerar effektivt i vardagen. Kontoret består av ett mindre team om åtta personer. På kontoret hanterar du leveranser, ser till att kontorsmaterial finns på plats, ansvarar för beställningar av mat och snacks samt fungerar som kontaktperson mot fastighetsskötare och externa leverantörer vid behov. Du välkomnar också besökare och hjälper till att förbereda inför möten. I rollen arbetar du nära två partners med kalenderhantering, inbox management, mötesbokningar och reseplanering. Du koordinerar ett stort antal möten varje vecka och hjälper till med ombokningar och prioriteringar när förutsättningarna förändras. Du hanterar och sammanställer underlag av fakturor i Excel och koordinerar vidare hantering med företagets externa ekonomifunktion. Ansvara för den dagliga driften av kontoret och kontakt med leverantörerPlanera och genomföra beställningar av mat, kontorsmaterial och övriga inköpStötta partners med kalenderhantering, inbox management, resebokningar och möteskoordineringVälkomna besökare samt förbereda interna och externa möten Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaperKrav:Erfarenhet som Office Manager eller Executive AssistantGoda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skriftErfarenhet av kalenderhantering, möteskoordinering och administrativ supportVan att arbeta självständigt och prioritera mellan olika arbetsuppgifter Meriterande:Erfarenhet av arbete med Excel och SlackErfarenhet av fakturahantering Vi söker dig som är initiativtagande och som naturligt ser vad som behöver göras. Du tycker om att ta ansvar för både stora och små uppgifter och har ett prestigelöst arbetssätt. Rollen passar dig som trivs i en miljö där förutsättningarna kan förändras under dagen och där du behöver kunna prioritera om med kort varsel. Du har ett positivt förhållningssätt, är serviceinriktad och trygg i att arbeta självständigt och fatta egna beslut. Övrig informationStart: Snarast möjligtPlats: Centrala StockholmArbetstider: 8.30-17.30Lön: Enligt överenskommelse Vi använder en kompetensbaserad metodik i alla rekryteringsprocesser för att säkerställa fördomsfria urval. Vi jobbar också med löpande urval, vilket innebär att vi tar ner annonsen när tillräckligt många kandidater har ansökt. Om du blir aktuell för tjänsten kommer vi att kontakta dig för en första telefonintervju. Oavsett om du går vidare i processen eller inte så kommer du att få återkoppling på din ansökan. Har du frågor? Hör gärna av dig!📧 [email protected]📞 010-171 47 10 Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval.Välkommen med din ansökan!