Administrativ assistent till Arbetsmarknadsförvaltningen

Välkommen till oss

Vi fortsätter att stärka och utveckla förvaltarenheten. Trivs du i en roll där du får ta ansvar, skapa struktur och får arbetsuppgifter gjorda – ”går från ord till handling” ? Då kan det här vara tjänsten för dig.

Vi är Förvaltarenheten, en verksamhet inom arbetsmarknadsförvaltningen, i Stockholms stad. Vår verksamhet riktas till vuxna stockholmare i staden som är i behov av god man/förvaltare med speciell kompetens. Vårt uppdrag utförs på uppdrag av och i samverkan med överförmyndarnämnden och styrs huvudsakligen utifrån föräldrabalkens bestämmelser och tingsrättens beslut.

Förvaltarenheten består idag av 15 ställföreträdare, en administratör, en verksamhetsutvecklare och en enhetschef. Här arbetar erfarna och engagerade kollegor med bred kompetens och lång arbetslivserfarenhet. Tillsammans arbetar vi för att ge stöd till människor som är i behov av hjälp, med ett starkt fokus på kvalitet, rättssäkerhet och samarbete. Arbetsplatsen är belägen centralt i Stockholm.

Nu söker vi en administrativ assistent till Förvaltarenheten. Eftersom rollen är helt ny får du en unik möjlighet att vara med och forma arbetssätt, administrativa processer och din egen roll tillsammans med engagerade kollegor.

Hos oss blir du en del av en hjälpsam och engagerad arbetsgrupp där vi värdesätter samarbete, delaktighet och ett positivt arbetsklimat. Du får ett meningsfullt och samhällsviktigt arbete där du bidrar till att göra verklig skillnad för människor som är i behov av särskilt stöd.

Vi erbjuder en roll med varierande arbetsuppgifter och med goda möjligheter att vara med och utveckla både den och verksamheten. För att skapa en hållbar balans mellan arbete och privatliv erbjuder vi flextid och möjlighet till visst hemarbete när verksamheten tillåter. Men rollen innebär huvudsakligen närvaro på kontoret måndag till fredag. Som medarbetare får du även friskvårdsbidrag på 3 000 kronor per år och möjlighet till semesterväxling.

Läs mer om Stockholms stads förmåner här.

Din roll

Som administrativ assistent får du en nyckelroll i det dagliga administrativa arbetet på förvaltarenheten. Rollen är helt ny och kommer att utvecklas i takt med att verksamheten växer och enhetens behov förändras. Det innebär att du har möjlighet att vara med och forma innehållet i rollen och att arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas över tid.

ansvara för posthantering, skanning, arkivering och gallringhantera enhetens verksamhetstelefon och samordna mötesbokningar med exempelvis banker och myndigheterha löpande kontakter med myndigheter och andra externa aktörer samt hantera och skicka registerutdrag och annan dokumentationbesvara frågor från allmänheten, huvudmän och externa samarbetspartnersge administrativt stöd till enhetens ställföreträdare i det dagliga arbetetpå sikt även arbeta med exempelvis arvodeshantering och andra administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov.

Din kompetens och erfarenhet

avslutad treårig gymnasieutbildningminst 5 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och kundbemötandemycket god IT- och systemvana samt är van att arbeta i olika digitala verktyg och verksamhetssystemmycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

eftergymnasial utbildning med administrativ eller ekonomisk inriktningerfarenhet av att i din yrkesroll möta människor i utsatta eller komplexa livssituationer och ge ett professionellt bemötandeerfarenhet av administrativt arbete inom offentlig och/eller politiskt styrd verksamhet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är driven och trivs i en verksamhet under utveckling där alla arbetssätt ännu inte är på plats. Du är strukturerad och har förmåga att skapa ordning, planera ditt arbete och prioritera bland arbetsuppgifter. Eftersom du har många kontaktytor, både internt och externt, är du samarbetsinriktad och bygger goda relationer genom ett professionellt och serviceinriktat bemötande. Du är också flexibel och har lätt för att anpassa dig när verksamhetens behov förändras. Samtidigt arbetar du ansvarsfullt, visar gott omdöme och representerar verksamheten på ett professionellt sätt i alla dina kontakter.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

I denna rekrytering kommer det att ingå tester som en del i bedömningen i samband med urval.